Сделка #380111
Резюме
Тендер по 44-ФЗ на монтаж системы пожаротушения, начальная цена 3,2 млн. Лот найден вовремя, документация скачана, техническое задание изучается - и на этом всё. Обратного плана от даты подачи нет: расчёт по спецификации не запущен, запросы поставщикам на оборудование не отправлены, банковская гарантия не заказана. Контакт с представителем заказчика Никита установил и вводные снял грамотно, но собственное обещание «прикинуть смету к пятнице» не выполнил. Отдельно упущен самый дешёвый рычаг в тендерной работе: по нескольким позициям ТЗ трактовка спорная, и срок подачи запроса разъяснений уходит.
Динамика
Было: 63/100 → Стало: 65/100
Что изменилось (топ-3):
- Лот найден заранее, а не за сутки до подачи - для тендерного направления это шаг вперёд.
- Установлен живой контакт с представителем заказчика, вводные по объекту сняты.
- Подготовка при этом не сдвинулась: расчёт не запущен, обещанный срок пропущен, запрос разъяснений не подан.
Оценка переговоров балл 65/100
Чек-лист (применимые пункты)
Все применимые критерии · 10 пунктов
| Пункт | Балл | Применимость | Деталь |
|---|---|---|---|
| A1. Приветствие | 1.0 / 1.0 | да | корректно представился представителю заказчика, назвал компанию и цель обращения |
| C8. Квал-вопросы | 1.0 / 1.0 | да | тип объекта, площадь защищаемых помещений и требования к типу установки выяснены |
| C9. Потребность | 1.5 / 2.0 | да | понял, что заказчику важен срок сдачи; критерии оценки заявок в лоте не разобраны |
| C11. Понимание | 1.0 / 1.0 | да | проговорил, как понял состав работ по ТЗ, и получил подтверждение |
| D13. Чек-лист выгод | 1.0 / 2.0 | да | опыт по аналогичным объектам упомянут вскользь, под критерии оценки заявки не выстроен |
| F21. Следующий шаг | 1.0 / 2.0 | да | «подготовим расчёт» без обратного плана от даты подачи и без контрольных точек |
| F22. Соблюдение дедлайна | 0 / 1.0 | да | сам обещал прикидку сметы к пятнице - расчёт не запущен до сих пор |
| G23. Все каналы | 0.5 / 1.0 | да | звонок был, официальный запрос разъяснений через площадку не подан |
| ОФ | 7.0 / 11.0 | 64% | |
| H1. Статус актуальный | 1.0 / 1.0 | да | «Подготовка заявки» соответствует факту |
| H2. Задача с дедлайном | 0.5 / 1.0 | да | задача через три дня есть, но она не привязана к дате подачи и не разбита по этапам |
| CRM | 1.5 / 2.0 | 75% | |
| Total | 0,9 × 64 + 0,1 × 75 = 65 | 65/100 |
Почему не оценено
| Пункт | Причина | Виновник |
|---|---|---|
| A2, A3, B4, B6, B7 | контакт по тендеру формальный и разовый: инициатива в закупке принадлежит процедуре, а не сторонам | не применимо |
| C10, D12, D14, E16-E19 | цена в закупке определяется процедурой, презентации и торга здесь нет - возражать некому | не применимо |
| F20, F23, G24 | закрывающего вопроса в тендере не бывает, прошлых рекомендаций по лоту не было, паузу заказчик не брал | не применимо |
Вывод о сделке
Виновен ли сотрудник: Частично. Работа начата вовремя и вводные сняты качественно - это половина дела. Вторая половина, то есть расчёт и план по датам, не сделана, и именно она решает исход в закупке.
Сильные стороны сотрудника
- Нашёл лот заранее и завёл его в работу - по тендерному направлению это самый частый провал, здесь его нет.
- Снял технические вводные напрямую у представителя заказчика: тип установки и площадь защищаемых помещений понятны без домыслов.
- Проговорил своё понимание состава работ и получил подтверждение - риск посчитать не то снят.
Ошибки и точки роста
F22/F21. Подготовка идёт без обратного плана от даты подачи
Где: сделка #380111, подготовка заявки по лоту
Цитата представителя заказчика: «Вопросы по документации принимаем до конца недели, потом только по факту заявок»
Проблема: заказчик прямым текстом назвал ближайший рубеж, и он уже близко. За ним стоит цепочка: запрос разъяснений, ответ, расчёт по спецификации, запросы поставщикам, банковская гарантия, сборка заявки. Каждое звено занимает дни, и они не складываются в оставшийся срок, если начинать по очереди. Обещанная к пятнице прикидка не сделана - значит, цепочка не запущена вообще. Лот на 3,2 млн проигрывается не конкуренту, а календарю.
Как надо было: «Записал: вопросы до конца недели. Тогда мой план обратным счётом от даты подачи: запрос разъяснений подаю завтра, спецификацию на расчёт отдаю в тот же день, коммерческие от поставщиков собираю к среде, гарантию заказываю сразу после расчёта, сборка заявки - за три дня до подачи. Контрольные точки поставлю в карточку по каждой дате».
D13. Заявка не выстроена под критерии оценки
Где: сделка #380111, разбор документации
Проблема: опыт по аналогичным объектам упомянут в разговоре, но не превращён в аргумент внутри заявки. В закупках нестоимостные критерии - опыт, квалификация персонала, наличие лицензий - часто решают исход при близких ценах. Если их не собрать заранее, к дате подачи документы подтверждающего блока будут собираться в спешке или не попадут вовсе.
Как надо было: разобрать критерии оценки лота построчно и под каждый заранее собрать подтверждение - копии актов по аналогичным объектам, лицензии, сведения о квалификации персонала. Это делается в первый день работы с лотом, а не в последний.
Наблюдения (без штрафа)
- Запрос разъяснений - бесплатный инструмент, который в отделе не используется. Он не только снимает спорные трактовки ТЗ, но и иногда меняет условия в нашу пользу.
- Лот на 3,2 млн ведётся одним человеком без подстраховки. Для тендеров такого размера нужен второй ответственный хотя бы на контроль сроков.
Причины текущего состояния
Корневая причина: тендер ведётся как обычная сделка, где темп задаёт клиент
Как сложилось:
- Лот заведён в работу, документация изучается по мере появления свободного времени.
- Почему сроки поплыли? - в закупке дедлайн жёсткий и внешний, а работа планируется по привычной логике «дойдут руки».
- Почему это повторяется? - нет регламента подготовки тендера с обратным отсчётом от даты подачи и с контрольными точками, поэтому каждый лот собирается в авральном режиме.
Связанные симптомы: невыполненное обещание по расчёту, неподанный запрос разъяснений, задача без привязки к дате подачи.
Сейчас
- Построить обратный план от даты подачи - контрольные точки на запрос разъяснений, расчёт, коммерческие предложения поставщиков, гарантию и сборку заявки.
- Подать запрос разъяснений по спорным позициям ТЗ - срок истекает в конце недели.
В ближайшее время
- Собрать подтверждающий блок под критерии оценки - акты по аналогичным объектам, лицензии, сведения о персонале.
- Назначить второго ответственного за контроль сроков по лоту - на суммах такого порядка один человек не должен быть единственной точкой отказа.
Следующий шаг
Сообщение представителю заказчика
Благодарю за уточнения по объекту. По документации у нас есть два вопроса, касающихся трактовки требований к типу установки и составу пусконаладочных работ, - направим их официальным запросом разъяснений через площадку в ближайшие дни, до окончания срока приёма вопросов. Расчёт по спецификации и подготовку заявки ведём по плану с запасом к дате подачи.
Возможные возражения
| Возражение | Как ответить |
|---|---|
| «Все вопросы только через площадку» | «Так и сделаем - направим официальный запрос разъяснений в установленный срок. Уточнял голосом, чтобы вопросы были сформулированы корректно и не потребовали второго круга» |
| «Разъяснения условий не изменят» | «Понимаю. Нам важна однозначная трактовка по типу установки: от неё зависит расчёт, и мы хотим подать заявку, которую не отклонят по формальному признаку» |
Хочу такой же анализ по своему отделу
Подключим Филина - и такие отчёты у вас будут каждый день, к 9 утра.