Сделка #380119
Резюме
Тендер по 44-ФЗ на монтаж системы пожаротушения, начальная цена 4,1 млн - самый крупный лот квартала. Заявка не подана. Документация была скачана за три дня до окончания приёма, расчёт по спецификации не запускался, коммерческие предложения у поставщиков не запрашивались, банковская гарантия не заказывалась. Обратного плана от даты подачи не существовало, контрольных точек в карточке нет. Прошлая рекомендация Филина - поставить контроль сроков по лоту - проигнорирована. Это потеря без единого возражения, без конкурента и без разговора о цене: проиграли календарю.
Динамика
Было: 45/100 → Стало: 25/100
Что изменилось (топ-3):
- Срок подачи пропущен: лот на 4,1 млн выбыл без отправленной заявки.
- Ни один подготовительный этап не запущен - ни расчёт, ни запросы поставщикам, ни гарантия.
- Рекомендация о контрольных точках по срокам не выполнена, задача просрочена шестой день.
Оценка переговоров балл 25/100
Чек-лист (применимые пункты)
Все применимые критерии · 8 пунктов
| Пункт | Балл | Применимость | Деталь |
|---|---|---|---|
| A1. Приветствие | 1.0 / 1.0 | да | обращение к представителю заказчика по срокам приёма заявок оформлено корректно |
| C8. Квал-вопросы | 0.5 / 1.0 | да | тип объекта из документации понят; требования к типу установки и объём работ не разобраны |
| F20. CTA | 0 / 2.0 | да | заявка не подана - единственное целевое действие по лоту не выполнено |
| F21. Следующий шаг | 0 / 2.0 | да | обратного плана от даты подачи нет, контрольные точки в карточке отсутствуют |
| F22. Соблюдение дедлайна | 0 / 1.0 | да | срок подачи, объявленный заказчиком, пропущен |
| F23. Дисциплина рекомендаций | 0.5 / 2.0 | да | рекомендация о контроле сроков не выполнена: лот заведён в работу, план по датам не построен |
| ОФ | 2.0 / 9.0 | 22% | |
| H1. Статус актуальный | 1.0 / 1.0 | да | «Подготовка заявки» отражает факт буквально: заявка так и осталась в подготовке |
| H2. Задача с дедлайном | 0 / 1.0 | да | задача просрочена шестой день, новой на разбор срыва не заведено |
| CRM | 1.0 / 2.0 | 50% | |
| Total | 0,9 × 22 + 0,1 × 50 = 25 | 🔴 25/100 |
Почему не оценено
| Пункт | Причина | Виновник |
|---|---|---|
| A2, A3, B4, B6, B7 | взаимодействие в закупке формализовано процедурой, личного диалога и перехвата инициативы в ней нет | не применимо |
| C9-C11, D12-D14 | потребность и требования заданы техническим заданием, презентации и обсуждения цены в 44-ФЗ не существует | не применимо |
| E16-E19, G23, G24 | возражений заказчик не заявлял, каналы определены площадкой, паузы в процедуре не бывает | не применимо |
Вывод о сделке
Виновен ли сотрудник: Да. В закупке нет ни цены, которую сбили, ни клиента, которого переубедили, - есть только дата. Дата известна заранее и в открытом доступе. Лот на 4,1 млн потерян по единственной причине: работа не была спланирована от неё.
Сильные стороны сотрудника
- Не выявлено. Лот заведён в карточку и на этом работа по нему остановилась.
Ошибки и точки роста
F22/F21. Подготовка началась за три дня до подачи
Где: сделка #380119, подготовка заявки по лоту
Цитата представителя заказчика: «Приём заявок закрывается в 10:00 по времени площадки, продления не будет»
Проблема: срок был известен с момента публикации лота и подтверждён заказчиком отдельно. За этой датой стоит цепочка, которая физически не помещается в три дня: расчёт по спецификации, запросы коммерческих предложений поставщикам, оформление банковской гарантии, сбор подтверждающих документов, сборка и загрузка заявки. Ни одно звено запущено не было. При этом лот прошёл мимо не молча - он был в работе, занимал место в воронке и создавал иллюзию, что 4,1 млн находятся в проработке.
Как надо было: в день заведения лота построить обратный план: «Подача такого-то числа в 10:00. Значит: запрос разъяснений - минус двенадцать дней, спецификация в расчёт - минус десять, коммерческие от поставщиков - минус семь, гарантия - минус пять, сборка заявки - минус три, загрузка - минус один». И завести каждую точку отдельной задачей с дедлайном.
F23. Рекомендация по контролю сроков проигнорирована
Где: сделка #380119, ведение лота
Проблема: контроль сроков по тендерам уже был указан как приоритет по итогам прошлого цикла. Повторение той же ошибки на самом дорогом лоте означает, что рекомендация не превратилась ни в привычку, ни в процедуру. Пока контроль остаётся вопросом личной дисциплины, следующий крупный лот повторит эту же судьбу.
Как надо было: после получения рекомендации завести шаблон задач по тендеру и применять его к каждому новому лоту в день заведения, без исключений.
Наблюдения (без штрафа)
- Лот занимал место в воронке как активная сделка на 4,1 млн. Такие карточки искажают прогноз: руководитель видит деньги, которых в работе нет.
- В отделе нет ни одного механизма, который останавливал бы тендер при отставании от плана. Срыв не был замечен до самой даты подачи.
Причины текущего состояния
Корневая причина: тендер ведётся без обратного плана от даты подачи
Как сложилось:
- Лот найден и заведён в работу, документация скачана.
- Почему заявка не подана? - подготовка шла в свободное от других задач время, а этапы имеют жёсткую последовательность и суммарную длительность, которая в оставшийся срок не помещается.
- Почему это повторяется? - нет регламента подготовки тендера с обратным отсчётом и нет ответственного за контроль контрольных точек, поэтому срыв обнаруживается постфактум.
Связанные симптомы: просроченная задача, невыполненная рекомендация о контроле сроков, лот на 4,1 млн, висевший в воронке как активная сделка.
Сейчас
- Разобрать срыв по этапам - зафиксировать письменно, на каком шаге подготовка встала и почему.
- Проверить остальные лоты в работе - нет ли среди них второго такого же.
- Написать заказчику по будущим закупкам - контакт живой, следующий лот терять нельзя.
В ближайшее время
- Ввести шаблон задач по тендеру с обратным отсчётом - применяется в день заведения лота, без исключений.
- Назначить контролёра сроков по тендерам - отдельный человек, не исполнитель.
- Ввести стоп-сигнал - отставание от любой контрольной точки выносится руководителю в тот же день.
Следующий шаг
Сообщение клиенту
По текущей закупке заявку мы не подали - причина на нашей стороне, и это честно признаю. Мы работаем с объектами такого профиля постоянно: проект, монтаж систем пожаротушения, пусконаладка и сдача надзору, есть действующая лицензия и опыт по аналогичным объектам. Подскажите, планируются ли в ближайшем периоде закупки по пожарной безопасности - обслуживание, дооснащение или монтаж. Готов заранее подготовить расчёт под ваше техническое задание, чтобы к дате публикации у нас уже была собранная заявка. Если удобно, направлю сведения о компании и перечень выполненных объектов для вашего реестра поставщиков.
Возможные возражения
| Возражение | Как ответить |
|---|---|
| «Все закупки публикуются на площадке, следите сами» | «Так и делаем. Спрашиваю, чтобы заранее заложить время на расчёт: по пожаротушению подготовка занимает не один день, и мы хотим подавать заявку с проработанной ценой, а не с округлённой» |
| «У нас уже есть подрядчик по этому направлению» | «Понимаю. Конкуренция в закупке всё равно идёт по документам - направлю сведения о компании и перечень объектов, чтобы наше участие в следующем лоте не было для вас неожиданностью» |
Хочу такой же анализ по своему отделу
Подключим Филина - и такие отчёты у вас будут каждый день, к 9 утра.